Jak digitalizovat svou stavební firmu za 90 dní

Pracovníci zapomenou zaznamenat čas, napíší nečitelné poznámky nebo ztratí papírové výkazy. Při průměrné sazbě 35€/hodinu, firma s 10 lidmi ztrácí 2 000-6 000€ měsíčně.

Když faktury odcházejí 2-3 týdny pozdě namísto okamžitě, cash flow trpí. Některé faktury se úplně zapomenou.

Bez sledování v reálném čase zjistíte, že projekt byl ztrátový, až po jeho dokončení. Tehdy je už pozdě něco upravit.

Dobří pracovníci odcházejí z firem s chaotickými procesy. Nahrazení jednoho kvalifikovaného pracovníka stojí 10 000-20 000€ na nábor, školení a ztracenou produktivitu.

Kancelářský personál tráví 15-20 hodin týdně zadáváním dat, naháněním výkazů a opravou chyb. To je částečný úvazek za neproduktivní práci.

Založte účty, nakonfigurujte základní nastavení, přidejte zaměstnance. Provozujte systém paralelně s vaším současným procesem - zatím nic nenahrazujte. Cíl: Každý se umí přihlásit a orientovat v aplikaci.

Začněte zaznamenávat všechny hodiny digitálně. Zpočátku si ponechte papírovou zálohu. Porovnejte digitální a papírové záznamy k zachycení problémů. Cíl: 80% hodin zachycených digitálně.

Vytvořte všechny aktivní projekty v systému. Přiřaďte pracovníky k projektům. Začněte sledovat hodiny vůči konkrétním projektům. Cíl: Přehled o projektových hodinách v reálném čase.

Začněte zaznamenávat materiály použité na každém projektu. Propojte se s katalogy dodavatelů, pokud jsou dostupné. Cíl: Kompletní obraz nákladů na projekt.

Vygenerujte první faktury ze systému. Propojte se s vaším účetním softwarem. Cíl: Čas fakturačního cyklu snížen o 50%.

Zkontrolujte dashboardy a reporty. Identifikujte zbývající bolestivé body. Dolaďte pracovní postupy. Cíl: Tým používá systém jako primární nástroj, papír eliminován.

Zeptejte se pracovníků, co je nejvíce frustruje. Pozdní výplaty, protože se ztratily výkazy? Nevědět, kam jít dál? Prezentujte software jako řešení jejich problémů, nejen jako sledování ze strany vedení.

Identifikujte 2-3 zaměstnance, kteří jsou technicky zdatní a respektovaní kolegy. Vyškolte je první. Nechte je pomáhat ostatním. Podpora od kolegů je efektivnější než příkazy od šéfa.

Aplikace musí být jednodušší než papír. Pokud zaznamenání času trvá více než 30 sekund, adopce selže. Vyberte software navržený pro stavební pracovníky, ne pro kancelářské zaměstnance.

V prvním měsíci demonstrujte konkrétní přínos. Rychlejší výplaty, okamžité nalezení dokumentů, vědět rozvrh na zítra již dnes. Brzké výhry budují momentum.

Očekávejte stížnosti 4-6 týdnů. Poslouchejte legitimní problémy a řešte je. Ale nedovolte pracovníkům jednoduše odmítnout. Po přechodném období už starý způsob není možností.

Pokud je mobilní aplikace druhořadá, vaši pracovníci v terénu ji nebudou používat. Aplikace by měla být primárním rozhraním, ne omezeným doplňkem k desktopu.

Staveniště často mají slabé připojení. Aplikace musí fungovat bez internetu a synchronizovat se, když se spojení obnoví.

Vaši pracovníci by měli umět používat základní funkce do 10 minut od prvního otevření aplikace. Pokud vyžaduje školící videa, je příliš komplexní.

Software ve vašem jazyce s místním týmem podpory. Když se něco pokazí v 7:00 ráno, potřebujete pomoc od někoho, kdo rozumí vašemu kontextu.

Musí se propojit s vaším účetním softwarem, abyste se vyhnuli dvojitému zadávání. Před závazkem zkontrolujte konkrétní integrace.

Pozor na skryté náklady za podporu, integrace nebo další uživatele. Měsíční cena by měla zahrnovat vše, co potřebujete.

Implementace evidence času, projektového řízení, fakturace, skladu a CRM současně zahltí každého. Začněte s jedním modulem, zvládněte ho, pak rozšiřujte.

Software s nejvíce funkcemi není nejlepší volbou. Nejlepší volba je software, který váš tým skutečně bude každý den používat.

Okamžité zavedení pro všechny znamená, že problémy ovlivní všechny. Začněte s jedním týmem nebo projektem, vyřešte problémy, pak rozšiřujte.

Někdo musí být zodpovědný za implementaci. Pokud je to práce každého, není to práce nikoho.

Produktivita typicky klesá v prvním měsíci, když se lidé učí. Skutečné výhody se objeví v měsíci 2-3. Nevzdávejte se příliš brzy.

Pracovníci v terénu vidí problémy, které nevidíte. Vytvořte kanál pro zpětnou vazbu a rychle jednejte při legitimních obavách.

Pokud papír zůstává možností, lidé ho budou používat. Stanovte pevné datum, kdy papírové procesy končí. Paralelní systémy způsobují zmatek a práci navíc.

Porovnejte fakturovatelné hodiny zaznamenané nyní vs. před 3 měsíci. Cíl: 10-15% nárůst zachycených hodin.

Dny od dokončení projektu po odeslání faktury. Cíl: Pod 3 dny (oproti 2-3 týdnům).

Rozdíl mezi odhadovaným a skutečným ziskem projektu. Cíl: V rámci 5% od odhadu.

Týdenní hodiny strávené zadáváním dat a papírovou prací. Cíl: 50% snížení.

Jednoduchý měsíční průzkum. Pracovníci, kteří se cítí organizovaně a podporovaně, podávají lepší výkon a zůstávají déle.

Pracovníci zaznamenají hodiny za méně než 30 sekund. Žádné komplexní formuláře, žádný zmatek. Jen ťuknout, vybrat projekt, hotovo.

Plná funkcionalita bez internetu. Data se synchronizují automaticky, když se spojení obnoví.

Skuteční lidé, kteří rozumějí stavebnictví, dostupní když potřebujete pomoc.

Jedna cena zahrnuje všechny funkce, všechny uživatele, celou podporu. Žádné překvapivé náklady.

Pomůžeme vám nastavit a vyškolit váš tým bez dalších nákladů. Váš úspěch je náš úspěch.

Testujte se skutečným týmem na skutečných projektech před závazkem. Nevyžaduje se kreditní karta.