Migrace do Bidmio: jak přejít z POHODY, Money či HELIOSu bez ztráty dat
Praktický průvodce přechodem pro stavební firmy a řemeslníky – kdy přejít, co přenést a čemu se vyhnout
Většina stavebních firem dnes jede na kombinaci účetního programu (POHODA, Money S3, HELIOS) a Excelu na zakázky. Funguje to – dokud firma neroste. Pak začnou chybět propojená čísla: kolik zakázka reálně stojí, co je vyfakturováno a kde se ztrácí marže. Tento průvodce vás provede celou migrací do Bidmia krok za krokem: kdy je nejlepší čas na přechod, která data přenést, jak opustit konkrétní program a jaké chyby dělají firmy nejčastěji. Pokud právě digitalizujete celou firmu, přečtěte si i průvodce digitalizací stavební firmy. Vyzkoušejte si Bidmio ještě před rozhodnutím.
Proč stavební firmy mění software
POHODA, Money i HELIOS jsou kvalitní účetní a ERP programy – ale jsou stavěné pro účetní, ne pro stavbu. Rozpočet vznikne v jednom nástroji, faktury ve druhém, docházka na papíře a skutečné náklady zakázky se dozvíte až při uzávěrce. Bidmio spojuje cenové nabídky, řízení projektů, výkazy práce, fakturaci i firemní výdaje do jednoho systému, takže vidíte ziskovost každé zakázky průběžně, ne se zpětným zrcátkem.
Čtyři nejčastější důvody přechodu
1Zakázky žijí mimo účetnictví
Účetní program vidí faktury a doklady, ale neví, ke které zakázce patří která hodina práce a který nákup materiálu. Ziskovost zakázky se počítá ručně v Excelu – pokud vůbec.
2Desktop váže firmu na jednu kancelář
Klasické desktopové programy běží na jednom počítači. Stavbyvedoucí na stavbě nevidí nic a večer se přepisují papíry. Cloud je dostupný z mobilu přímo z terénu.
3Slepené produkty místo jednoho systému
Účetnictví v jednom programu, mzdy ve druhém, rozpočty ve třetím a projekty v Excelu. Každé propojení je ruční přepis – a každý přepis je zdroj chyb.
4Rozpočet se po vyhrání zakázky odloží
Rozpočtářské nástroje končí odevzdáním nabídky a soupisu prací. Během realizace už nikdo nesleduje, zda se skutečné náklady drží rozpočtu – a odchylky se zjistí pozdě.
Kdy je nejlepší čas na přechod
Ideální termín přechodu je konec účetního období – k 1. lednu začínáte s čistými počátečními stavy a nemusíte přenášet rozpracované období. Pokud se nechcete vázat na konec roku, druhá nejlepší volba je konec čtvrtletí nebo měsíce. Jediné, čemu se vyhněte, je přechod uprostřed měsíce – rozdělené období komplikuje DPH, mzdy i kontrolu úplnosti dokladů. Dobrá zpráva: na zakázkovou část Bidmia (nabídky, projekty, výkazy práce) nemusíte čekat na nový rok – tu lze rozjet kdykoliv a účetní část překlopit k 1.1.
Tři scénáře podle termínu
1Konec roku (doporučeno)
Uzavřete rok ve starém systému, do Bidmia přenesete jen počáteční stavy a otevřené položky. Nejčistší a nejlevnější varianta.
2Konec čtvrtletí nebo měsíce
Přenesete počáteční stavy k danému datu a obraty od začátku roku. O něco více práce, ale běžná a bezpečná cesta.
3Kdykoliv – po částech
Zakázky, nabídky, výkazy práce a výdaje spustíte v Bidmiu hned; účetnictví doběhne k nejbližší uzávěrce. Firma získá přehled o zakázkách okamžitě.
Migrace krok za krokem (4 fáze)
Celý přechod běžné stavební firmy (5–30 lidí) trvá typicky 2–6 týdnů při běžném provozu. Tady je osvědčený postup po fázích.
1.Příprava a úklid dat (1–2 týdny)
Cíl: přenést jen čistá a potřebná data, ne deset let balastu.
- Sepište, co reálně používáte: adresář, ceníky, otevřené faktury, rozjeté zakázky, sklad.
- Vyčistěte adresář – duplicitní a mrtvé kontakty nepřenášejte.
- Vypořádejte, co jde: staré přeplatky, drobná salda, nevyřešené doklady.
- Domluvte s účetní/účetním termín přechodu a rozsah přenášených dat.
📋 Seznam dat k přenosu a domluvené datum přechodu.
💡 Migrace je nejlepší příležitost k úklidu za poslední roky – co nepřenesete, zůstává v archivu starého systému.
2.Export a import dat (2–5 dní)
Cíl: dostat data ze starého systému do Bidmia a zkontrolovat je.
- Vyexportujte adresář, ceníky a otevřené položky ze starého programu (XML, CSV nebo Excel).
- Naimportujte kontakty, položky a otevřené pohledávky/závazky do Bidmia.
- Zadejte počáteční stavy účtů a otevřené zakázky s rozpočty.
- Porovnejte kontrolní součty: počet kontaktů, součet otevřených pohledávek a závazků.
📋 Data v Bidmiu sedí se starým systémem na kontrolních součtech.
💡 S importem pomůže tým Bidmia – data nemusíte přenášet sami ručně.
3.Paralelní běh a zaškolení (1–2 týdny)
Cíl: jistota, že nový systém funguje, dřív než vypnete starý.
- První faktury a výkazy práce zadejte souběžně do obou systémů a porovnejte výsledky.
- Zaškolte kancelář (fakturace, doklady) i mistry (mobilní aplikace, výkazy).
- Nastavte číselné řady faktur tak, aby navazovaly na starý systém.
- Přeneste rozpracované nabídky a nastavte šablony dokumentů s vaším logem.
📋 Tým umí pracovat v Bidmiu a výstupy sedí se starým systémem.
💡 Paralelní běh nemusí trvat měsíce – 1–2 týdny na kritických procesech stačí.
4.Ostrý start a archivace (1 den + průběžně)
Cíl: přepnout se naostro a splnit zákonné povinnosti archivace.
- Od domluveného data vystavujte všechny doklady už jen v Bidmiu.
- Starý systém nechte v režimu jen pro čtení – neodinstalujte ho.
- Zazálohujte kompletní databázi starého programu na dvě nezávislá místa.
- Po prvním měsíci si projděte uzávěrku s účetní/účetním a doladíte detaily.
📋 Firma běží naostro v Bidmiu, stará data jsou bezpečně archivována.
💡 Účetní záznamy se v ČR archivují zpravidla 5 let, daňové doklady k DPH 10 let – přenášet je ale nemusíte, stačí přístup k archivu starého systému.
Checklist: která data přenést (a která ne)
Zlaté pravidlo migrace: přenášejte stavy a otevřené položky, ne celou historii. Kompletní historie zůstává v archivu starého systému, kde ji v případě kontroly dohledáte. Do Bidmia patří to, s čím budete dál pracovat.
Co přenést do nového systému
1Počáteční stavy účtů
Stavy rozvahových účtů k datu přechodu (v podvojném účetnictví přes účet 701). Připraví je účetní ze závěrečné rozvahy starého systému.
2Otevřené pohledávky a závazky
Neuhrazené vystavené i přijaté faktury (saldokonto 311/321) a poskytnuté či přijaté zálohy (314/324) – po jednotlivých dokladech, aby sedělo párování úhrad.
3Adresář a ceníky
Zákazníci, dodavatelé, kontaktní osoby, IČO/DIČ, splatnosti. K tomu ceníky prací a materiálů, ze kterých stavíte nabídky.
4Rozjeté zakázky a sklad
Otevřené zakázky s rozpočtem a dosavadními náklady, rozpracované nabídky a aktuální stavy zásob. U cizích měn si dejte pozor na kurzové přepočty – je to nejzrádnější část migrace.
5Co nepřenášet
Uzavřené zakázky, uhrazené faktury, staré objednávky a celou historii pohybů. Zůstávají v archivu starého systému – přenášet je je zbytečná práce a zdroj chyb.
Jak odejít z konkrétního programu
Každý program má vlastní exporty a vlastní specifika. Tady je stručný tahák pro nejpoužívanější systémy na českém trhu.
1Přechod z programu POHODA
POHODA má slušný export přes Soubor → Datová komunikace → XML import/export (a data jsou dostupná i v databázových formátech). Vyexportujte adresář, zásoby a neuhrazené faktury. POHODA je silná v účetnictví, ale zakázky a stavební provoz neřeší – právě tam Bidmio navazuje projektovým řízením propojeným na peníze. Roční SERVIS starého programu můžete po přechodu nechat doběhnout.
📊 Exporty: XML, DBF/MDB. Typický čas přenosu dat: 1–3 dny.
2Přechod z Money S3
Money S3 má XML import/export přímo v základní verzi, takže adresář, neuhrazené faktury i zásoby dostanete ven bez doplňků. Money je klasický desktop – po přechodu do Bidmia získáte cloudový přístup z mobilu a propojení dokladů na zakázky přes zpracování dokladů a firemní výdaje.
📊 Exporty: XML (v základním balíčku). Typický čas přenosu dat: 1–3 dny.
3Přechod z HELIOSu
HELIOS (iNuvio, Easy a další edice) je robustní ERP používaný tisíci firem – exporty obvykle řeší implementační partner, proto si od něj vyžádejte datové výstupy (adresář, saldokonto, zásoby) v XML nebo Excelu. Pro menší stavební firmu bývá HELIOS předimenzovaný a drahý na údržbu: platíte za moduly, které stavba nevyužije, a každá úprava jde přes partnera. Bidmio pokrývá stavební provoz – od nabídky po fakturaci – bez implementačního projektu.
📊 Exporty: přes implementačního partnera (XML/CSV). Typický čas přenosu dat: 2–5 dní.
4Přechod z ABRY nebo KROSu
ABRA Gen i ABRA Flexi umí exporty do XML/CSV a mají otevřené API – data dostanete ven snadno. ABRA je ale široké ERP, ne stavební nástroj: chybí propojení rozpočtu na živou zakázku. Pokud používáte slovenský KROS (Omega, CENKROS), platí stejný princip: rozpočet klidně dál oceňujte ve specializovaném nástroji a vyhranou zakázku pak řiďte v Bidmiu – výkazy práce, náklady a fakturaci na jednom místě.
📊 Exporty: XML/CSV, API. Typický čas přenosu dat: 2–4 dny.
Nejčastější chyby při migraci (a jak se jim vyhnout)
Strach ze ztráty dat je nejčastější důvod, proč firmy odkládají přechod i roky. Přitom téměř všechny problémy migrace mají stejných pár příčin.
1Přenášíte úplně všechno
⚠️ Příčiny:
- •Pocit, že deset let historie musí být v novém systému.
- •Strach, že stará data nebudou dostupná při kontrole.
✅ Řešení:
- Přenášejte jen stavy, otevřené položky a aktivní číselníky.
- Historii archivujte ve starém systému v režimu pro čtení – zákon nevyžaduje její přenos, jen její uchování.
2Přechod uprostřed měsíce
⚠️ Příčiny:
- •Netrpělivost nebo tlak vypnout starý systém co nejdřív.
✅ Řešení:
- Přejděte k 1. dni měsíce, ideálně k 1.1. nebo k začátku čtvrtletí.
- Zakázkovou část klidně spusťte dřív – ta na účetní období navázaná není.
3Neuklizená databáze se přenese i s chybami
⚠️ Příčiny:
- •Duplicitní kontakty, mrtvé položky a nevypořádaná salda putují do nového systému.
✅ Řešení:
- Před exportem si vyhraďte čas na čištění adresáře a salda.
- Po importu porovnejte kontrolní součty se starým systémem.
4Vypnete starý systém příliš brzy
⚠️ Příčiny:
- •Zrušení licence hned po přechodu, aby se ušetřilo.
- •Chybějící záloha databáze.
✅ Řešení:
- Starý systém nechte minimálně rok dostupný pro čtení a databázi zazálohujte na dvě místa.
- Pamatujte na zákonnou archivaci: účetní záznamy zpravidla 5 let (zákon o účetnictví), daňové doklady k DPH 10 let.
5Zapomenete na lidi
⚠️ Příčiny:
- •Systém přepne kancelář, ale mistři a stavbyvedoucí dál píší na papír.
✅ Řešení:
- Zaškolte terén na mobilní aplikaci hned v prvním týdnu.
- Začněte tím, co jim šetří čas – výkazy práce a focení dokladů.
Co získáte přechodem do Bidmia
Bidmio není další účetní program – je to systém pro stavební firmu, který spojuje nabídku, projekt, práci, doklady a fakturaci do jednoho toku.
| Modul | Popis | Přínos |
|---|---|---|
| Cenové nabídky | Nabídky s položkami a marží v modulu cenové nabídky – z vyhrané nabídky vznikne zakázka jedním klikem. | Rozpočet nekončí v šuplíku, ale řídí zakázku. |
| Projektové řízení | Zakázky s rozpočtem, skutečnými náklady a průběžnou ziskovostí v modulu projektové řízení. | Vidíte marži každé zakázky průběžně, ne po uzávěrce. |
| Výkaz práce a docházka | Hodiny z terénu přes mobil rovnou na zakázku v modulu výkaz práce a docházka. | Žádné papírky a přepisování na konci měsíce. |
| Fakturace | Faktury, zálohovky a upomínky propojené na zakázky přes fakturační modul – připravený i na elektronickou fakturaci. | Nic nezůstane nevyfakturováno. |
| Zpracování dokladů | Vyfotíte účtenku či fakturu a modul zpracování dokladů ji přečte a přiřadí k zakázce. | Náklady zakázky kompletní bez přepisování. |
| Firemní výdaje | Všechny náklady firmy i zakázek pod kontrolou v modulu firemní výdaje. | Víte, kam odcházejí peníze – po zakázkách i kategoriích. |
Často kladené otázky
Přechod není skok do neznáma – je to postup
Migrace ze starého softwaru vypadá jako velká věc, ale v praxi je to série malých, kontrolovatelných kroků: uklidit data, přenést stavy, pár týdnů běžet paralelně a přepnout se. Historii není třeba přenášet a starý systém zůstává jako archiv. Odměnou je jeden systém, ve kterém nabídka, projekt i fakturace mluví stejnými čísly. Jak řídit zakázku po přechodu, popisuje i náš kompletní průvodce řízením stavebních projektů. Pokud chcete vidět, jak by to vypadalo s vašimi zakázkami, vyzkoušejte si Bidmio na vlastních datech.
Vyzkoušejte Bidmio zdarma – s přenosem dat vám pomůžeme.
Související články
Řízení zakázek pro řemeslníky | Ušetřete čas a získejte přehled
Získejte přehled o vašich zakázkách, hodinách a fakturách pomocí digitálního řízení zakázek. Vyzkoušejte Bidmio zdarma a získejte více času na vaše řemeslo.
Číst článekDigitální evidence času pro řemeslníky | Ušetřete čas a získejte přehled
Zbavte se manuálních výkazů práce. S digitální evidencí času získají řemeslníci přehled o hodinách, mzdě a fakturách – automaticky a jednoduše. Vyzkoušejte Bidmio zdarma.
Číst článekNejlepší systém řízení zakázek v České republice | Porovnání a výhody
Porovnání nejlepších systémů řízení zakázek v České republice – iDoklad, POHODA, ABRA, FLOWii, Timoty a Bidmio. Zjistěte, který je nejvhodnější pro vaši firmu.
Číst článek