Digitální pracovní výkaz: jak ušetřit čas a vyvarovat se chyb
Zapomeňte na papírové výkazy a připravte vše k fakturaci okamžitě
Digitální pracovní výkaz nahrazuje klasické papírové výkazy, SMS zprávy a náhodné poznámky, které mnoho řemeslníků stále používá k zaznamenávání času a materiálu na zakázce. Je to aplikace nebo webové řešení, kde učni vyplňují pracovní dobu, spotřebu materiálu, fotky, poznámky a podpis zákazníka přímo na mobilu – zatímco jsou stále na zakázce.
Co je digitální pracovní výkaz?
Místo toho, aby kancelář musela interpretovat ručně psané výkazy a rekonstruovat zakázky zpětně v čase, je vše připraveno digitálně ve stejný okamžik, kdy se práce provádí. Výsledek: méně chyb, rychlejší fakturace a plný přehled.
Digitální pracovní výkaz je nejrychlejší cestou k zastavení ztracených hodin a zapomenutých materiálů ve vaší firmě.
Proč papírové výkazy stojí čas – a peníze
Když shromáždíte čas, materiály a dokumentaci na jednom místě, tyto problémy zmizí – a zároveň máte vše připraveno k fakturaci okamžitě.
Buďme upřímní: Papír a manuální výkazy jsou stále každodenností v mnoha řemeslných firmách. Ale jsou také jedním z největších skrytých nákladů ve firmě.
Jak digitální pracovní výkaz funguje v praxi
Dobré řešení pracovního výkazu (jako v Bidmio) je postaveno kolem zakázek a pracovního postupu krok za krokem. To znamená, že vytvoříte zakázku (např. "Servis topení"), a každý zaměstnanec přidává svá data přímo v aplikaci.
Vše probíhá digitálně, bez papíru, skenování nebo manuálního zadávání.
Příklad: jak to funguje v Bidmio
Vše se zaznamenává automaticky: datum, zaměstnanec, GPS, fotky, materiály, čas a podpis.
Bidmio je vytvořeno speciálně pro řemeslníky, montéry a servisní pracovníky, a pracovní výkaz je jednou z nejdůležitějších funkcí.
Jak si vybrat správné řešení?
Když se díváte na trh (Apacta, Ordrestyring, Minuba, Bidmio atd.), měli byste položit následující otázky:
Je řešení vytvořeno pro řemeslníky?
Některé systémy jsou příliš obecné – vyberte si systém zaměřený na stavebnictví/služby.
Funguje aplikace offline?
Velká výhoda na staveništích a ve sklepích.
Můžete získat hodiny a materiály přímo na fakturu?
To ušetří kanceláři mnoho hodin manuálního zadávání.
Existuje integrace s účetními systémy?
(e-conomic, Dinero, Uniconta, Billy …)
Je řešení jednoduché pro učně?
Pokud se nepoužívá v terénu, ztratíte hodnotu.
Můžete přidat fotky a podpis?
To poskytuje dokumentaci, zákazníci to očekávají.
Jaká je cena a podpora?
Vyberte dodavatele, který rozumí vašemu oboru.
Typické problémy s papírovými výkazy
| Problem | Consequence |
|---|---|
| Výkazy se odevzdávají pozdě | Faktura se zpožďuje, zákazník zapomíná na práci |
| Rukopis nelze přečíst | Chybné údaje na faktuře |
| Materiály se zapomínají | Ztracený obrat a snížená marže |
| Čas práce se zaokrouhluje "přibližně" | Nadměrná nebo nedostatečná fakturace |
| Žádná dokumentace | Těžké prokázat práci při reklamaci |
| Papír se ztratí | Žádný důkaz o provedené práci nebo času |
Pracovní postup krok za krokem
1Vytvoření zakázky
- Jméno zákazníka, adresa, kontakt
- Typ zakázky (servis, montáž, odstraňování závad)
- Očekávaná doba trvání a cena
- Přiřazení techniků
2Provedení práce
Technik se přihlásí na mobilu:
- Spustí a zastaví čas (hodiny se zaznamenávají automaticky)
- Přidá materiály vyhledáváním, skenováním nebo z oblíbených
- Přidá fotky, poznámky a podpis zákazníka
3Uzavření zakázky
- Systém shrne vše: pracovní dobu, materiály, fotky, poznámky
- Kancelář to okamžitě vidí v přehledu
- Faktura se připraví automaticky (lze odeslat přímo přes e-conomic, Dinero, Uniconta atd.)
Typický pracovní postup v Bidmio
Kancelář vytvoří zakázku "Montáž tepelného čerpadla – Jensen, Aarhus".
Technik dostane push notifikaci v aplikaci.
Otevře zakázku, spustí čas, vyfotí instalaci před prací.
Průběžně přidává materiály z katalogu (trubky, armatury, kabely atd.).
Po dokončení vyfotí "po" fotku, napíše krátkou poznámku a získá digitální podpis zákazníka.
Pracovní výkaz se uzavře – a kancelář ho vidí okamžitě.
Faktura může být odeslána ještě tentýž den.
Funkce moderního digitálního pracovního výkazu
Profesionální řešení digitálního pracovního výkazu by mělo obsahovat následující klíčové funkce:
| Function | Description | Benefit |
|---|---|---|
| Evidence času | Start/stop, manuální hodiny nebo automatický GPS záznam | Žádné zapomenuté hodiny |
| Evidence materiálu | Vyhledávání/skenování zboží z katalogu nebo skladu | Vše se dostane na fakturu |
| Foto dokumentace | Fotky před/po přímo v zakázce | Důkaz a zajištění kvality |
| Kontrolní seznamy | Standardní úkoly nebo formuláře zajištění kvality | Jednotné provedení |
| Digitální podpis | Zákazník podepisuje na mobilu | Důkaz o předání |
| Offline funkce | Práce bez sítě, synchronizace později | Funguje všude |
| Automatická PDF zpráva | Generování pracovního výkazu jako zprávy | Sdílitelné a archivovatelné |
| Integrace | Odeslání do e-conomic, Dinero, Uniconta atd. | Plný digitální řetězec |
| Statistiky a vyhledávání | Hledání zakázek, osob, zákazníků, zboží | Rychlý přehled |
Výhody přechodu na digitální pracovní výkaz
🕒Čas ušetřený v kancelářiMéně papírování a zadávání dat
Méně papírování a zadávání dat
💰Vyšší fakturaceHodiny a materiály se nezapomínají
Hodiny a materiály se nezapomínají
📸Lepší dokumentaceMéně reklamací a nedorozumění
Méně reklamací a nedorozumění
📱Snadné pro učněVše na mobilu, žádný papír
Vše na mobilu, žádný papír
⚙️AutomatizaceHodiny, ceny a fotky se shromažďují automaticky
Hodiny, ceny a fotky se shromažďují automaticky
🔒Bezpečnost a GDPRData bezpečně uložena v EU (Bidmio Cloud)
Data bezpečně uložena v EU (Bidmio Cloud)
💬Lepší komunikaceKancelář a montér vidí totéž v reálném čase
Kancelář a montér vidí totéž v reálném čase
📊 Průměrná řemeslná firma zvyšuje svůj fakturovatelný čas o 5-10 % po přechodu na digitální pracovní výkaz.
Příklady ze skutečného světa
🔧Servisní firma se 6 zaměstnanci
Papírové výkazy se odevzdávají týdně → kancelář stráví 2-3 hodiny každý pátek sběrem dat.
Všechny záznamy probíhají průběžně → faktury se vytvářejí tentýž den.
+8 % více fakturovaného času a poloviční administrativní čas.
🧰Elektrikář se 4 auty
Materiály se často zapomínaly → faktury postrádaly drobné zboží.
Učni skenují materiály přímo na místě → vše se dostane do zakázky.
Krycí marže vzrostla o 12 % za 3 měsíce.
Proč je Bidmio nejlepším řešením pro digitální pracovní výkaz
Bidmio je vyvinuto společně s řemeslníky, nejen pro ně. Systém spojuje všechny důležité části do jednoho toku – od zákazníka po fakturu.
Co získáte s Bidmio:
- Pracovní výkazy s hodinami, materiály a fotkami
- Automatická zpráva a návrh faktury
- Aplikace pro iOS & Android (s offline podporou)
- Integrace s e-conomic, Dinero, Uniconta, Google Drive a dalšími
- Kontrolní seznamy a zajištění kvality
- Digitální podpisy a PDF pracovní výkazy
- Správa času a zaměstnanců (přehled všech)
- GDPR zabezpečení s evropským hostingem
S Bidmio se všechna data shromažďují na jednom místě – bez duplicitní práce.
Jak začít za méně než 30 minut
Vytvořte firmu a uživatele na Bidmio.dk
Importujte zákazníky (z CSV nebo manuálně)
Vytvořte první zakázku – vyberte zákazníka a zaměstnance
Vyplňte digitální pracovní výkaz přes aplikaci
Pošlete PDF nebo fakturu přímo zákazníkovi
Prohlédněte si vše v dashboardu: hodiny, obrat, stav
Kolik stojí digitální pracovní výkaz?
Většina systémů nabízí cenu za uživatele za měsíc (obvykle 100-250 Kč). Bidmio má transparentní předplatné, včetně podpory a mobilní aplikace. Žádné skryté moduly – platíte pouze za aktivní uživatele.
Je digitální pracovní výkaz legální dokumentací?
Ano. Když zákazník podepíše digitálně, ukládá se podpis, čas, GPS a fotky. To představuje právní dokumentaci v případě sporů nebo reklamací.
Mohu použít pracovní výkaz jako zajištění kvality?
Ano, s kontrolními seznamy a nahráváním fotografií funguje také jako KS zpráva. Ideální pro instalatéry, elektrikáře, montáže a servisní smlouvy.
Frequently Asked Questions
Od papíru k zisku – za méně než týden
Digitální pracovní výkaz není jen chytrá funkce – je to klíč k efektivnímu vedení moderní řemeslné firmy. Získáte přehled o financích, dokumentaci a celkovém přehledu – a vaši zákazníci poznají rozdíl. Bidmio usnadňuje přechod od nepořádku ke struktuře.
👉 Vyzkoušejte Bidmio zdarma ještě dnes – zjistěte, jak je snadné digitálně řídit zakázky, čas a materiály. Žádné závazky, plná podpora – a spokojení zákazníci.
Related Articles
Řízení zakázek pro řemeslníky | Ušetřete čas a získejte přehled
Získejte přehled o vašich zakázkách, hodinách a fakturách pomocí digitálního řízení zakázek. Vyzkoušejte Bidmio zdarma a získejte více času na vaše řemeslo.
Číst článekDigitální evidence času pro řemeslníky | Ušetřete čas a získejte přehled
Zbavte se manuálních výkazů práce. S digitální evidencí času získají řemeslníci přehled o hodinách, mzdě a fakturách – automaticky a jednoduše. Vyzkoušejte Bidmio zdarma.
Číst článekNejlepší systém řízení zakázek v České republice | Porovnání a výhody
Porovnání nejlepších systémů řízení zakázek v České republice – iDoklad, POHODA, ABRA, FLOWii, Timoty a Bidmio. Zjistěte, který je nejvhodnější pro vaši firmu.
Číst článek