Nejlepší systém řízení zakázek v České republice

Bidmio v sobě spojuje funkce více typů software. Má modul sledování času (zaměstnanci si mohou digitálně 'píchání' příchod/odchod nebo zaznamenávat odpracované hodiny na zakázkách), modul řízení objednávek/zakázek, materiálové hospodářství (sledování zásob materiálu a vybavení), správu zaměstnanců (pracovní týmy, docházka), finanční přehled (sledování rozpočtu zakázky, průběžných nákladů a zisku) a další. Díky tomu nemusíte používat zvlášť docházkový systém, zvlášť evidenci materiálu a zvlášť fakturační program – všechno je integrované.

I přes širokou paletu funkcí si Bidmio zakládá na přehlednosti a jednoduchosti ovládání. Dostupný je přes webové rozhraní a nabízí také mobilní aplikaci (pro Android i iOS), což znamená, že mistři a technici mohou využít Bidmio přímo v terénu – například vyplnit výkaz prací hned po dokončení úlohy, vyfotit a přiložit dokumentaci, či nechat si podepsat předání díla zákazníkem na mobilu.

Cílem Bidmia je odstranit zbytečné papírování a ruční vypisování. Systém umí automaticky generovat výkazy, počítat přesčasy, evidovat spotřebu materiálu na zakázce nebo například upozornit, že se blíží termín dokončení projektu. Podle údajů od tvůrců dokáže digitalizace pomocí Bidmia ušetřit až 60–70 % administrativního času firmy. To znamená více hodin věnovaných reálné práci na projektech namísto 'papírování'.

Jelikož Bidmio vzniklo v EU, klade důraz na bezpečnost a splnění legislativních požadavků. Data jsou uložena na evropských serverech a systém je plně v souladu s GDPR. Pro české uživatele je důležité, že aplikace je dostupná v češtině (případně slovenštině) nebo v angličtině – nemusíte se trápit cizím rozhraním. Samozřejmostí je podpora naší měny (Kč) a formátů dokladů vyhovujících místním účetním standardům.

Bidmio mohou využít jednotliví živnostníci, ale i větší stavební společnosti s desítkami zaměstnanců. Systém umožňuje nastavovat uživatelské role a přístupy – jiné údaje uvidí majitel firmy, jiné například běžný technik či subdodavatel. Díky cloudovému řešení není problém přidat další uživatele nebo rozšířit využívání podle růstu firmy. Navíc integrace přes API dovolí propojit Bidmio s dalšími nástroji (např. účetním softwarem, či existujícím CRM).

V neposlední řadě, Bidmio nabízí možnost vyzkoušet si systém zdarma (ať už formou demo verze nebo časově omezeného trialu) a poskytuje školení i podporu při zavádění. Tím pádem se firmy nemusí obávat, že by přechod ze starých metod na nový systém nezvládly – tým Bidmio pomůže s importem dat i zaškolením personálu. Implementace je rychlá a nevyžaduje žádné speciální IT znalosti, jelikož jde o cloudovou službu (nemusíte nic instalovat na vlastní servery).

Jiný systém se hodí pro jednoosobového živnostníka-elektrikáře a jiný pro firmu se 40 zaměstnanci. Malý podnik ocení jednoduchost a nízké náklady – možná mu stačí online fakturační nástroj s evidencí zakázek. Větší firma už potřebuje propracovanější funkce (rozdělování úkolů, reporty, napojení na účetnictví) a měla by investovat do robustnějšího řešení.

Lokální (české/slovenské) systémy mají výhodu, že bývají v češtině a reflektují domácí legislativu (např. správně zacházejí s DPH, doklady pro účetnictví apod.). Mezinárodní nástroje mohou být inovativní, ale ověřte si, zda jsou dostupné ve vašem jazyce a zda jsou vhodné pro české prostředí. Některé zahraniční apps například neumožňují vystavit fakturu s českými náležitostmi.

Sepište si, co od systému očekáváte – potřebujete jen fakturaci a evidenci kontaktů? Nebo plánování prací pro tým a sledování materiálu? Chcete, aby systém upozorňoval na termíny, umožnil zákazníkům schvalovat cenové nabídky online, případně aby uměl pracovat i offline? Mějte priority, abyste dokázali vyloučit řešení, která je nesplňují.

Stanovte si, kolik jste ochotni investovat. Některé nástroje jsou dostupné už za pár desítek korun měsíčně (případně mají bezplatné verze), zatímco implementace velkých ERP může stát tisíce korun. Nezapomeňte zohlednit i dlouhodobé náklady – měsíční poplatky, poplatky za uživatele, případně náklady na zaškolení personálu nebo migraci dat.

Ideální je vyzkoušet si vybraný systém v praxi. Většina moderních řešení nabízí trial na 14 nebo 30 dní, během kterého zjistíte, zda vám vyhovuje ovládání a zda splňuje vaše očekávání. Zároveň se zajímejte o kvalitu zákaznické podpory – pokud narazíte na problém, potřebujete rychlou pomoc (telefonickou či online). Například u Bidmia si můžete jednoduše naplánovat demo prezentaci a vyzkoušet plnou verzi zdarma, než se rozhodnete.

Pokud už používáte nějaké jiné softwary (např. účetní program, CRM nebo docházkový systém), zjistěte, zda se dají s vybraným systémem propojit. Otevřené API nebo existující přemostění (např. iDoklad se dá propojit s Money S3 účetnictvím) vám do budoucna ulehčí tok informací mezi různými nástroji.

Podívejte se, jaké firmy používají daný systém a zda jsou z podobného oboru jako vy. Případové studie, recenze nebo doporučení kolegů 'z oboru' dokáží hodně napovědět. Pokud systém pomohl jiné stavební firmě zlepšit přehled v zakázkách a ušetřit čas, je velká šance, že bude přínosem i pro vás.