Týdenní obchůzka každého domu, opravy od nájemníků s termínem, zimní údržba vyhlášená na všechny domy jedním ťuknutím a protokoly, které správce podepíše. Níže sledujeme jednu firmu během listopadového týdne.
Pavel Novák vede v Ostravě firmu na údržbu bytových domů se třemi pracovníky a dvěma dodávkami. Správcovská firma mu svěřila pět domů: týdenní obchůzku za 700 Kč za dům, opravy podle potřeby a zimní údržbu od 1. listopadu za 800 Kč za výjezd. Takhle vypadá jeho týden.
Pondělí 8:00 · Domy
Pavel založí správcovskou firmu jako jednoho zákazníka a každý dům jako lokalitu s adresou, kontaktem a poznámkou: kód od kotelny, kde stojí nádoba s posypem, kterou branou jezdí popeláři. Celá smlouva je pod jedním zákazníkem a každý výjezd do kteréhokoli domu se uloží do jeho historie.
OSVČProfessional
8:20 · Týdenní obchůzka
Pro každý dům Pavel vytvoří smlouvu na celou lokalitu: každých 7 dní od pondělí, 700 Kč za obchůzku bez DPH a kontrolní seznam Obchůzka domu. Ptá se na osvětlení chodeb, zavírače dveří, volné únikové cesty, popelnicovou místnost, známky vlhkosti a to, co nahlásili nájemníci. Výjezdy se budou každé pondělí otevírat samy.
Professional
Úterý 10:15 · Oprava
Správce píše: vchodové dveře na Českobratrské 14 nedovírají. Kancelář z toho udělá servisní požadavek na ten dům, termín nastaví na zítřek a přidělí ho Martinovi, který má ten den dva výjezdy. Oprava se fakturuje podle hodin a dílů, mimo pevnou cenu obchůzky.
OSVČProfessional
Středa 9:00 · Výjezd
Martin spustí hodiny u dveří, seřídí zámek, zjistí, že zavírač teče, a namontuje nový z dodávky. Vezme ho ze skladu auta jedním ťuknutím, takže se v protokolu objeví za prodejní cenu, a vyfotí dveře, které se správně zavírají. Správce protokol podepíše přes odkaz v e-mailu.
Professional
1. listopadu · Zima na zavolání
Pro každý dům má Pavel ještě jednu smlouvu označenou Na zavolání (zimní údržba), se začátkem 1. listopadu, 800 Kč za výjezd a seznamem Úklid sněhu a posyp: chodníky a schody odhrnuté a posypané, vjezd, rampa, nádoba s posypem doplněná. Smlouva na zavolání nikdy neotevře výjezd podle kalendáře. Čeká, až ji Pavel vyhlásí.
OSVČProfessional
Čtvrtek 4:30 · Vyhlášení
V půl páté předpověď ukazuje náledí. Na stránce smluv Pavel stiskne Vyhlásit výjezd teď a Bidmio otevře zimní výjezd pro každou smlouvu na zavolání, jejíž sezóna už začala, všechny s termínem na dnešek. Dům, který už dnešní výjezd má, se neotevře podruhé. Výjezdy rozdělí na dvě auta a jde si uvařit kávu.
OSVČProfessional
5:10 · Záznam
U každého domu pracovník spustí výjezd, odhrne a posype chodníky a schody, odškrtne seznam a vyfotí posypaný vchod. Výjezd zaznamená čas na místě na minutu. Když v lednu nájemník uklouzne a pojišťovna se ptá, jestli bylo posypáno, Pavel otevře ranní výjezd a pošle protokol s časem a fotkou.
Professional
Pátek 15:00 · Faktura
V pátek je v seznamu hotových výjezdů bez faktury pět obchůzek po 700 Kč, pět zimních výjezdů po 800 Kč a Martinova oprava podle hodin. Pavel vytvoří faktury z podepsaných protokolů: dohodnuté ceny i řádky opravy se přenesou, připočte se DPH, pokud je plátce, a dole je QR Platba a splatnost.
OSVČProfessional
Smlouva o údržbě domu je slib, že budete na místě každý týden a každé mrazivé ráno. Práce se udělá. Ztrácí se záznam: která žárovka se vyměnila, který chodník se posypal a kdy, a jestli se ta drobná oprava vůbec vyfakturovala.
Živé demo
Ukázkový účet se zákazníky, lokalitami, smlouvami, výjezdy a protokoly. Bez registrace, data se každý den obnoví.
Jeden pohled v pátek
Hotové výjezdy bez faktury jsou v seznamu s částkou, která čeká. Fakturu vytvoříte přímo z něj. Výjezdy zahrnuté ve smlouvě v něm nejsou.
Týden výše sledoval jednoho správce. Tady je, jak stejné části fungují u všech vašich domů a co Bidmio nedělá.
Každý dům, o který se staráte, může mít vlastní smlouvu na celou lokalitu s intervalem ve dnech, prvním datem a několika dny rezervy. Výjezdy se otevřou v den termínu i se seznamem a cyklus se drží plánovaných dat, i když se obchůzka zpozdí.
Pokud má dům i čerpadlo, bránu nebo kotel, který servisujete, může mít vlastní smlouvu vedle obchůzky. Obě jsou ve stejném seznamu.
Úklid sněhu a posyp se neřídí kalendářem. Smlouva označená Na zavolání (zimní údržba) nikdy sama neotevře výjezd. Její datum začátku je začátek sezóny. Když přijde mráz, tlačítko Vyhlásit výjezd teď na stránce smluv otevře výjezd pro každou smlouvu na zavolání, jejíž sezóna začala, všechny s termínem ten den.
Každý zimní výjezd je běžný výjezd: pracovník ho spustí, odškrtne seznam, vyfotí a dokončí. S cenou na smlouvě skončí každý výjezd jedním řádkem za tuto cenu. Na konci sezóny smlouvy ukončíte a na podzim jim dáte nové datum začátku.
S pevnou cenou na smlouvě zůstanou vlastní hodiny výjezdu v protokolu za 0 Kč a dohodnutou cenu nese jeden řádek. Díly a materiál navíc jdou do protokolu za svou cenu. Opravy mimo smlouvu se fakturují podle hodin a dílů.
Měsíční paušál se na smlouvu nezadává. Pošlete ho jako opakující se fakturu a výjezdy, které pokrývá, označte jako zahrnuté ve smlouvě, aby nečekaly na vlastní fakturu.
Bidmio nečte předpověď počasí a samo zimní údržbu nevyhlásí: tlačítko stiskne člověk. Množství posypu neeviduje jako samostatné číslo; zapište ho do seznamu nebo jako materiál. Bidmio není ani software pro správu domů: neřeší fond oprav, zálohy na služby ani vyúčtování pro vlastníky.
Každý hotový výjezd se fakturuje z vlastního protokolu. Souhrnnou měsíční fakturu za více domů z protokolů Bidmio zatím nevytváří.
Na novém účtu je servisní modul zapnutý od začátku; na starším ho správce účtu zapne v Nastavení → Servis. Začněte jedním správcem, jeho domy a týdenní obchůzkou na každém a před prvním mrazem přidejte zimní smlouvy.
Od žárovky ve třetím patře po posyp v pět ráno.
Jednou za týden nebo dva pro každý dům se seznamem a cenou.
Dveře, zámky, kapající kohoutky a světla jako požadavky s termínem.
Zimní smlouvy na zavolání, vyhlášené pro všechny domy jedním ťuknutím.
Sečení a stříhání živých plotů jako smlouvy na stejném domě.
Jeden zákazník s mnoha domy, každý s vlastním kontaktem a historií.
Čerpadla, brány nebo kotle se smlouvou na každé zařízení.
Zákazníci a jejich domy se dají převést z tabulky. Při přechodu vám pomůžeme na hovoru.
Papírový seznam na obchůzku
Kontrolní seznam u každého výjezdu
Zimní údržba přes skupinové SMS
Jedno vyhlášení pro všechny domy
Opravy hlášené na mobil pracovníka
Požadavky s termínem v jednom seznamu
Faktury psané na konci měsíce
Faktury z každého podepsaného protokolu
14 dní zdarma, bez závazků.
Domovník nebo údržbář sám či s pomocníkem, nejvýše 2 lidé
490 Kč/měs.
Firma pro údržbu budov s pracovníky a auty
1 190 Kč/měs.
Větší rekonstrukce a revitalizace domů
2 400 Kč/měs.
Smlouvu domu označte Na zavolání (zimní údržba) a dejte jí datum začátku sezóny. Sama nikdy výjezd neotevře. Když stisknete Vyhlásit výjezd teď, Bidmio otevře výjezd s termínem na dnešek pro každou smlouvu na zavolání, jejíž sezóna začala, a dům, který už dnešní výjezd má, se neotevře znovu.
Ano. Každý zimní výjezd zaznamená, kdy pracovník začal a skončil, odškrtnutý seznam a fotky, a podepsaný protokol zůstane v historii domu. Kontrolní seznamy s fotkami jsou v plánu Professional.
Ne. Bidmio předpověď nečte. Rozhodnete vy a stisknete tlačítko.
Ano. Cenu bez DPH zadejte na smlouvu. Každá hotová obchůzka dostane jeden řádek za tuto cenu a hodiny jsou za 0 Kč. Díly, které přidáte, se fakturují navíc.
Ne. Smlouva může pokrývat celý dům. Pokud servisujete i čerpadlo nebo bránu, mohou mít vlastní smlouvu.
Kancelář z každého telefonátu či e-mailu udělá servisní požadavek na správný dům s termínem a pracovníkem. Sbírat je může i formulář na vašem webu.
Na nových účtech je zapnutý od začátku. Na starším účtu ho správce účtu zapne v Nastavení → Servis.
Přidejte jednoho správce s jeho domy, nastavte týdenní obchůzku a zimní smlouvu na zavolání na každý dům a vyzkoušejte vyhlášení.
