Software pro úklidové firmy každý vchod uklizený, každý úklid vyfakturovaný
Smlouva na každý vchod nebo kancelář, výjezd, který se každý týden otevře sám, kontrolní seznam s fotkami, jeden řádek za dohodnutou cenu a faktura. Níže sledujeme týdenní úklid tří vchodů bytového domu v Brně.
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
Jeden týden
Jak funguje software pro úklidové firmy: 8 kroků od smlouvy po fakturu
Jana Dvořáková vede v Brně úklidovou firmu se šesti zaměstnankyněmi. Společenství vlastníků domu v Kounicově ulici má tři vchody a dohodlo si týdenní úklid schodů, zábradlí, vstupní haly a popelnicové místnosti za 900 Kč za vchod. Takto běží tato smlouva v Bidmio.
1
Pondělí 9:00 · Zákazník a vchody
Jeden zákazník, tři vchody, každý s vlastní adresou
Jana založí SVJ jako zákazníka a vchody Kounicova 12, 14 a 16 jako jeho lokality. Každá lokalita má adresu a poznámku pro uklízečku: kde je schránka s klíčem a které dveře vedou do popelnicové místnosti. Není tu žádný kotel ani stroj k evidenci. Smlouva o úklidu se týká místa a na to místo bude ukazovat.
Více lokalit pod jedním zákazníkem
Adresa a poznámka k přístupu u každé lokality
Na začátek nejsou potřeba žádná zařízení
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
2
9:10 · Smlouva
Týdenní smlouva na každý vchod za 900 Kč
Ve Servisních smlouvách Jana vybere Kounicovu 12 ve skupině Celá lokalita, nastaví každých 7 dní, první úklid v úterý a dva dny rezervy, takže úklid ve středu je pořád včas. Zadá 900 Kč jako pevnou cenu za výjezd bez DPH a vybere kontrolní seznam Společné prostory. Totéž udělá pro další dva vchody. Další úterý připadne týden po plánovaném úterý, i když se tento týden uklízelo o den později.
Interval ve dnech, první datum a dny rezervy
Pevná cena za výjezd bez DPH
Kontrolní seznam vyplněný při každém výjezdu
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
3
Úterý 6:00 · Výjezdy se otevřou
Úterní úklid čeká dřív, než se kdokoli probudí
V úterý brzy ráno Bidmio otevře výjezd pro každý vchod, který je na řadě. Nikdo si nemusí pamatovat smlouvu: tři výjezdy čekají v plánování se zákazníkem, adresou a termínem. Jana je přidělí Petře a vidí, kolik výjezdů už má každá zaměstnankyně ten den, aby Kounicova nespadla na někoho, kdo má plný den.
Výjezdy se otevřou samy v den termínu
Zákazník, lokalita a termín už vyplněné
Počet výjezdů na zaměstnance ve vybraný den
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
4
8:30 · Na místě
Petra spustí hodiny u dveří vchodu č. 12
Petra otevře v mobilu dnešní seznam, ťukne na Kounicovu 12 a nechá se navigovat. U vchodu stiskne Zahájit práci a hodiny běží. Když je popelnicová místnost zamčená a musí čekat na domovníka, stiskne čekání a hodiny se zastaví. Kancelář vidí, proč výjezd trval déle, a nemusí nikomu volat.
Dnešní výjezdy po pořadí v mobilu
Navigace a hovor přímo z výjezdu
Měřený čas na místě, čekání zvlášť
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
5
9:20 · Kontrolní seznam
Schody, zábradlí, skla a popelnice, odškrtnuté a vyfocené
Na výjezdu je kontrolní seznam Společné prostory: schody a podesty vysáté a umyté, zábradlí otřené, sklo ve vchodových dveřích, rohože, popelnicová místnost zametená, pavučiny pryč. Petra odškrtne každý řádek a nakonec vyfotí vstupní halu a popelnicovou místnost. Za dva týdny si nájemník stěžuje, že se popelnice nikdy neuklízejí, a Jana otevře výjezd a pošle fotku s datem.
Vlastní kontrolní seznam pro každý druh smlouvy
Fotky s datem a časem
Záznam zůstává v historii lokality
Professional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
6
9:35 · Protokol
Jeden řádek za dohodnutou cenu, hodiny za 0 Kč
Petra stiskne Hotovo. Z výjezdu vznikne servisní protokol s jedním řádkem, Týdenní úklid s dnešním datem, množství 1 za 900 Kč. Její hodina a pět minut je v protokolu taky, ale za 0 Kč, takže zákazník vidí práci a neplatí ji dvakrát. Nikdo ze SVJ není na místě, proto protokol odejde jako odkaz předsedovi, který ho podepíše z domova.
Pevná cena jako jeden řádek za výjezd
Hodiny viditelné v protokolu s cenou nula
Podpis v mobilu nebo přes odkaz v e-mailu
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
7
Pátek 15:00 · Faktura
Všechny hotové úklidy bez faktury v jednom seznamu
V pátek Jana otevře seznam hotových výjezdů bez faktury. Jsou tam tři úklidy v Kounicově s 2 700 Kč k fakturaci. Faktury vytvoří z podepsaných protokolů: řádky po 900 Kč se přenesou, připočte se DPH, pokud jste plátce, a dole je QR Platba a splatnost. Úklid, který se nekonal, nemá protokol, takže se na fakturu ani nedostane.
Hotové výjezdy bez faktury a částka, která čeká
Řádky faktury z podepsaného protokolu
Upomínky, když je faktura po splatnosti
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
8
O týden později · Práce navíc
Generální úklid po vytopení, podle hodin
V nejvyšším patře vchodu č. 16 praskne potrubí a SVJ si objedná generální úklid a čištění koberce. To není součást týdenní smlouvy, proto ho Jana založí jako samostatný servisní požadavek na stejné lokalitě. Petřiny hodiny a čisticí prostředky jdou do tohoto protokolu za běžnou cenu a týdenní úklid běží dál.
Práce navíc jako vlastní požadavek na stejném místě
Hodiny a materiál podle vašeho ceníku
Pravidelná smlouva běží vedle toho
OSVČProfessional
Ilustrace. Skutečné obrazovky s ukázkovými daty připravujeme.
Kde se ztrácejí peníze
Schody jsou umyté. Nikdo to neumí dokázat.
Smlouvu o úklidu vyhrajete cenou a ztratíte pochybností. Když nájemník tvrdí, že se popelnicová místnost neuklidila, potřebujete víc než slovo uklízečky. A když se týden vynechá, faktura nesmí odejít, jako by se nic nestalo.
Dnes
Týdenní okruhy jsou v hlavě majitelky nebo na tabuli
Uklízečky pošlou palec nahoru místo záznamu
Stížnosti jsou vaše slovo proti slovu nájemníka
Faktury se píšou na konci měsíce zpaměti
Generální úklid naceněný na koleni
S Bidmio
Smlouva na každou adresu otevře každý výjezd sama
Uklízečka odškrtne kontrolní seznam a vyfotí v mobilu
Čas na místě a fotky s datem odpoví na stížnost
Každý hotový úklid má dohodnutou cenu, připravený k fakturaci
Generální úklid jako samostatná práce podle hodin a materiálu
Živé demo
Vyzkoušejte servisní část Bidmio s ukázkovými daty
Ukázkový účet se zákazníky, lokalitami, servisními smlouvami, výjezdy a protokoly. Bez registrace, data se každý den obnoví.
Úklidy tohoto týdne, které ještě nejsou vyfakturované
Seznam hotových výjezdů bez faktury ukazuje každý úklid s dohodnutou cenou. Fakturu vytvoříte přímo z něj. Výjezdy označené jako zahrnuté ve smlouvě v něm nejsou.
app.bidmio.cz
Podrobně
Smlouvy o úklidu v Bidmio: termíny, ceny a důkazy
Kroky výše sledovaly jeden týden u jednoho zákazníka. Tady je, jak stejné části fungují u všech vašich smluv a kde Bidmio končí.
Smlouvy na adresu, ne na stroj
Většina servisních programů počítá s tím, že se staráte o zařízení: kotel, výtah, klimatizaci. Úklidová firma se stará o místa. V Bidmio může servisní smlouva ukazovat na celou lokalitu, takže vchod, patro kanceláří nebo ordinace jsou to, čeho se výjezdy týkají.
Každá smlouva má interval ve dnech, první datum a případně několik dní rezervy. Cyklus se drží plánovaných dat, takže úklid o den později neposune všechny další. Kancelář uklízená dvakrát týdně dostane dvě smlouvy, jednu od pondělí a druhou od čtvrtka, obě každých 7 dní.
Když zákazník smlouvu ukončí, ukončíte ji i v Bidmio. Další výjezdy se neotevřou a historie každého úklidu zůstane u lokality.
Celé lokality i zařízení v jednom seznamu smluv
Interval, první datum a rezerva u každé smlouvy
Ukončená smlouva si historii ponechá
Pevná cena za úklid, nebo měsíční paušál
Úklid se prodává za výjezd, ne za hodinu. Když má smlouva pevnou cenu, každý její výjezd skončí jedním řádkem za tuto cenu, bez DPH a v měně firmy. Hodiny, které si uklízečka zapsala, zůstanou v protokolu za 0 Kč, takže pomalý úklid zákazníka nestojí víc a rychlý nestojí vás.
Když se stejný výjezd dokončí dvakrát, druhý řádek nepřibude, a protokol, který už je podepsaný nebo vyfakturovaný, se nikdy nepřepíše. Pokud smlouva cenu nemá, výjezd se fakturuje podle hodin a materiálu jako dosud.
Někteří zákazníci platí měsíční paušál. Ten se na samotnou smlouvu nezadává. Pošlete ho jako opakující se fakturu, cenu na smlouvě nechte prázdnou a výjezdy označte jako zahrnuté ve smlouvě, aby nečekaly na vlastní fakturu.
Jeden řádek s cenou za výjezd, nikdy dva
Podepsané a vyfakturované protokoly se nemění
Měsíční paušál jako opakující se faktura
Důkaz práce, který zákazník vidí
U pravidelného úklidu zákazník u práce téměř nikdy není. Důkaz musí obstát sám. Každý výjezd zaznamená, kdy uklízečka začala a skončila, odškrtnutý kontrolní seznam a fotky, a zákazník dostane podepsaný protokol jako PDF.
Když v Nastavení → Servis zapnete připomínky zákazníkům, zákazník dostane před výjezdem SMS nebo e-mail a může potvrdit nebo požádat o jiný den. Hodí se to v domácnostech a ordinacích, kde někdo musí otevřít. U společných prostor to necháte vypnuté.
Čas začátku a konce u každého výjezdu
Kontrolní seznam a fotky s datem v protokolu
SMS nebo e-mail před výjezdem, když chcete
Co Bidmio pro úklidové firmy nedělá
Bidmio plánuje výjezdy, ne směny. Nemá rozpis služeb s pevnými týdenními hodinami pro každou zaměstnankyni a samo neobjednává čisticí prostředky u dodavatele. Smlouva nemá vlastní sezónu ani datum konce: ukončíte ji, když zákazník skončí.
Každý hotový výjezd se fakturuje z vlastního protokolu. Souhrnnou měsíční fakturu za více adres z protokolů Bidmio zatím nevytváří; měsíční paušál pošlete jako opakující se fakturu.
Žádný rozpis směn a žádné automatické objednávky
Faktura z každého protokolu, ne souhrnná za měsíc
Paušál jako opakující se faktura
Jak začít
Na novém účtu v Bidmio je servisní modul zapnutý od začátku. Na starším účtu ho správce zapne v Nastavení → Servis. Potom přidejte největšího zákazníka s jeho lokalitami, vytvořte jednu smlouvu na každou lokalitu a nechte první týden výjezdů otevřít se samy.
Typická práce
Software pro úklidové firmy na práci, která se opakuje
Od vchodu každé úterý po jednorázový úklid po řemeslnících.
Společné prostory
Schody, chodby, vstupní haly a popelnicové místnosti, jedna smlouva a cena na každý vchod.
Kanceláře
Dvakrát nebo třikrát týdně jako samostatné smlouvy, každá s vlastním seznamem.
Ordinace
Kontrolní seznam podle vašeho postupu, odškrtnutý a vyfocený při každém výjezdu.
Úklid po nájemnících
Jednorázový požadavek s hodinami a materiálem, podepsaný pronajímatelem.
Mytí oken
Okruh adres každé čtyři nebo osm týdnů s pevnou cenou za adresu.
Úklid po stavbě
Samostatná práce na nové lokalitě, vyfakturovaná z podepsaného protokolu.
Přechod
Co můžete přestat používat
Zákazníci a jejich adresy se dají převést z tabulky. Při přechodu vám pomůžeme na hovoru.
Musím evidovat zařízení, abych mohla používat servisní smlouvy?+
Ne. Smlouva může ukazovat na celou lokalitu, například vchod, patro kanceláří nebo ordinaci. Smlouvy na zařízení fungují dál stejně pro firmy, které je potřebují.
Jak funguje pevná cena za výjezd?+
Cenu bez DPH zadáte na smlouvu. Když je výjezd, který smlouva otevřela, hotový, protokol dostane jeden řádek za tuto cenu a hodiny z výjezdu jsou za 0 Kč. Podepsaný nebo vyfakturovaný protokol se nikdy nemění a při dvojím dokončení druhý řádek nepřibude.
Můžu místo ceny za úklid účtovat měsíční paušál?+
Ne přímo na smlouvě. Paušál pošlete jako opakující se fakturu, cenu na smlouvě nechte prázdnou a výjezdy označte jako zahrnuté ve smlouvě, aby nečekaly na vlastní fakturu.
Kancelář se uklízí v pondělí a ve čtvrtek. Jak to nastavím?+
Dvěma smlouvami na stejné lokalitě, jedna začíná v pondělí a druhá ve čtvrtek, obě každých 7 dní. Každá otevře vlastní výjezd ve svůj den.
Co když se uklízí o den později?+
Výjezd se pořád počítá, pokud je v rámci dní rezervy, které jste nastavili, a další úklid zůstane na plánovaný den. Cyklus se řídí daty smlouvy, ne dnem, kdy se pracovalo.
Jak dokážu, že se uklízelo?+
Každý výjezd zaznamená čas začátku a konce, odškrtnutý kontrolní seznam a fotky a zákazník dostane podepsaný protokol jako PDF. Kontrolní seznamy s fotkami jsou v plánu Professional.
Je servisní modul zapnutý?+
Na nových účtech je zapnutý od začátku. Na starším účtu ho správce zapne v Nastavení → Servis jedním kliknutím.
